■ワーキングマザーの時短術(職場編1)

仕事復帰してから３年半。保育園のお迎えに間に合わせるべく、効率のよい働き方を試行錯誤してきました。Excel活用術とかメールの定型文を作っておくとか、一般的な時短術とは違う視点で、いくつか紹介します。

■メールはすぐ返信しない

営業なのにメールにはすぐ返信しません。
午前中は資料のチェックや人にお願いする仕事を振ったりすることに集中します。メールは誰から届いているかは把握していますが、内容まではあまりチェックせず、返信も後回しです。そして午後、お昼を食べて眠くなりがちな時間帯に、一気に返信します。この時間帯は資料チェックとかしても集中できないので、手を動かしているほうが捗ります。周りを見ていると「内容はともかくとりあえず早く返信する」人が多いのですが、「承知しました」「確認します」だけの内容を丁寧に書いているだけだったりします。そのために集中している他の仕事を中断するのはもったいないです。

■不要な外出をしない

営業なのにあまり外出しません。社内にいる日を作っておかないと事務作業が滞ります…。以前は、昼間に外出しても夕方以降に事務作業ができましたが、今はそれができません。でも不思議なことに外出を減らしても受注に悪い影響はありませんでした。むしろ増えたくらいです。お客さんも、どれだけ足しげく通ってくれるかよりも、質のいい仕事をすることを求めているのだと思います。

私が外出するのは、
1.電話やメールだと説明が長くなるので、会って話した方が早いとき
2.相手の反応を見たいとき(企画の提案など)
3.お客さんから呼び出されたとき
に絞っています。
無駄な外出を控えると、お客さんから「急ぎの案件があるから至急来てほしい」と言われた時もスケジュールの調整が簡単なので、すぐに行くことができます。「いざというときすぐ来てくれる」というのは信頼や安心につながると考えています。届け物だけのために10回行くよりも、効果的な営業だと思います！

■To do listの作り方

PCではなく、ノートに手書きしています。左ページに、抱えている案件(すぐには動かないものでも)を全て書き、右ページに細かい作業内容(一週間以内にやるべきこと)を書きます。見開きで中長期、短期、両方の予定を把握できるので、あーあれ忘れてた！みたいなことがなくなりました。右ページは終わったら線を引いておき、一週間ごとに書き直します。フリクションペンだと、書き直す時に便利です。そして月に一度、左ページ、右ページともに書き直します。書き直すのは面倒と感じるかもしれませんが、やるべきことを見落としている可能性もあるので、それを防ぐためにも「書いて思考を整理する」という作業は大切だと思います。

最近は時短術の本もたくさん出ていますね。それら全てが自分に合うやり方ではありませんが、いいところはどんどん取り入れて改善していきたいです。

私が読んだ本たちです。